Juni 2010 www.initiative.cc

E-Mail Flut
Tipps und Regeln für effizientes informieren per Mail

Jeder der sich aktiv im Internet informiert erhält irgendwann täglich viele E-Mails mit Texten, Präsentationen, Bildern, Filmen und Links (Adressverweise) zu diversen Informationen. Die Aufarbeitung solcher Mails ist aber oft mühsam und zeitraubend. Mit diesen E-Mails türmt sich oft die unerledigte Arbeit, und zu viel Unerledigtes nimmt einem den Spaß an der Arbeit und ist wirklich ein Energietöter schlechthin.
Hier ein paar Tipps, um dies in den Griff zu bekommen.

Tipps für mehr Effizienz

Juni 2010

Wenn man also Mails versendet oder weiterleitet, und will dass diese auch gelesen werden, sollte man bedenken dass der Empfänger womöglich viele solcher Mails bekommt.
Damit diese Mails nicht nur dessen Briefkasten füllen oder einfach nur gelöscht werden, sollte man mit ein paar Kleinigkeiten die Mails "lesbar" machen.

Eine Beschreibung in einigen Sätzen

Auch wir erhalten tagtäglich Dutzende E-Mails mit diversen Informationen und Nachrichten. Dies ist soweit gut und wichtig und aus dieser Fülle wähle ich die mir wichtig und richtig erscheinenden Infos aus, welche ich dann zusammenfasse, in Form bringe und an alle unsere Newsletterempfänger in Form einer Aussendung sende.

Um entscheiden zu können, ob ein Mail für mich wichtig oder lesenswert ist, muss ich in möglichst kurzer Zeit (in einigen Sätzen) erfahren können, um was es darin geht.
Oft lese ich von einem Text die ersten 10 Sätze und ich habe noch immer keine Ahnung vom Inhalt. Dies fordert dann meist die "ENTF" Taste heraus. Genauso ist es mit einem zugesandten Link ohne eine dazugehörende Beschreibung.

Auch eine alleinige Weiterleitung von seitenlangen Mails wird meist nicht gelesen, schafft nur viel Arbeit und nimmt dem Empfänger die Möglichkeit über vielleicht wirklich Wichtiges etwas zu erfahren.

Genauso ist es mit Links zu Videos, welche in letzter Zeit in Unmengen auf diverse Portale gestellt werden. Wenn ich aber so einen Link bekomme, und es steht nicht dabei um was es geht, dann lösche ich diesen einfach, denn es ist mir unmöglich Dutzende solcher Filme anzusehen, welche oft eine beachtliche Länge haben.

Wenn Sie also eine Information, Text, Film, Link odgl. versenden dann beschreiben Sie bitte in einigen Sätzen das Wesentliche:
- Um was geht es darin
- Was gefällt mir daran
- Warum leite ich es weiter
- Wie beurteile ich das Gelesene / Gesehene

Eine solche kurze Beschreibung (und wenn es nur ein Satz ist) gibt dem Empfänger die Möglichkeit, schnell die für ihn interessanten Infos auszuwählen, ohne sich vorher ewig durch Texte udgl. lesen zu müssen. Eine so aufbereitete Information ist effizient und schafft Freude. (auch wenn der Inhalt der Info vielleicht oft nicht gerade erfreulich ist )

Nichts Ungelesenes (Ungeprüftes) weiterleiten

Wenn jemand einen Text oder Link weiterleitet, dann gehe ich davon aus, dass der Versender diesen auch gelesen / gesehen hat. Daher sollte es ihm auch kein Problem machen, den Inhalt kurz zusammenzufassen.
Ungelesenes oder Ungesehenes sollte man generell nicht weiterleiten, denn oft ist es zwar ein interessantes Thema, aber der Inhalt nicht "weiterleitenswürdig" und man fällt auch auf diverse Kampagnen, Lügen und Schwindel hinein, welche es ja in letzter Zeit zu Hauf gab. Daher sollte man das Ganze soweit möglich überprüfen, ob es denn auch der Wahrheit entspricht.

So wurde (nur als Beispiel) in einem weit verbreiteten E-Mail berechnet, wie viele "Millionen Euro" jeder Erdenbürger bekommen würde, wenn man das Bankenrettungsgeld auf alle aufgeteilt hätte. Die berechtigte Empörung über diese dubiosen Bankenrettungspakete lies manche Menschen dieses Mail (mit einem Rechenfehler von mehreren Nullen) ungeprüft weiterleiten.

Nicht zuviele Infos in einem Mail

Die Menge an Informationen sollte auch überschaubar sein. Wenn ein E-Mail viele Artikel, Links und Infos enthält wird der Empfänger dies kaum lesen, wenn er für jeden Punkt womöglich 15 Minuten braucht. Wenn es aber zu jedem Text, Link oder Film eine kurze aussagekräftige Kurzbeschreibung gibt, dann kann er schnell auswählen, was für ihn interessant ist.

In den Massenmedien erfahren wir nur das, was uns vorgesetzt wird. Im Internet aber erfährt man im Prinzip alles. Diese Möglichkeit an fast alle Informationen weltweit in dieser Form heranzukommen hatte die Menschheit vermutlich noch nie.
Nützen wird diese Möglichkeit sinnvoll, gut und geschickt, und vor allem effizient.

Und wenn Sie von jemanden Unmengen solcher Mails bekommen, dann teilen Sie ihm diese Regeln mit. Beide profitieren davon.

FL

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